Как получить удобство, производительность и безопасность в единой СЭД

В последние несколько лет требования к удобству корпоративного ПО становятся все более высокими. Для крупных заказчиков, включая госструктуры, финансовые организации, промышленные предприятия, энергетические компании и другие, ключевыми характеристиками являются надежность и производительность. Кроме того, возрастает актуальность защиты информации в связи с участившимися киберинцидентами.

Команда СЭД ТЕЗИС активно работает над всеми перечисленными направлениями. У продукта есть заказчики, сотрудничество с которыми продолжается более 12 лет. Рассказываем, на что конкретно обратить внимание при выборе, чтобы получить удобство, производительность и безопасность в единой системе.

Удобство

Удобство использования СЭД складывается из нескольких аспектов.

Один из них — количество кликов, которые нужно сделать пользователю в процессе работы. При разработке новых версий СЭД ТЕЗИС мы стремимся максимально упростить взаимодействие пользователя с системой, привлекая сторонние специализированные компании к аудиту UX/UI и отрабатывая их рекомендации. С выпущенным в 2023 году модулем искусственного интеллекта автоматизация в СЭД ТЕЗИС вышла на новый уровень. Нейронные сети и алгоритмы машинного обучения позволяют вести мониторинг событий и действий пользователей, выявляя процессы, которые могут быть автоматизированы, предлагают пользователю виджеты и составные команды для автоматизации рутинных и часто повторяемых действий. В отдельных случаях автоматизация может доходить до 100%, действия будут выполняться за считаные секунды без участия пользователей. Искусственный интеллект сможет взять на себя, например, обработку входящей корреспонденции, работу с обращениями граждан, проверку контрагентов, а также любые другие процессы.

Широкий спектр бизнес-процессов и интеграций — еще одна составляющая комфорта, поскольку пользователям не нужно переключаться между различными системами. СЭД ТЕЗИС позволяет автоматизировать не только документооборот, канцелярию и управление задачами, но и любые другие направления. Среди них, например, работа с кадровыми документами, финансами, закупками и т. д. СЭД ТЕЗИС позволяет использовать электронную подпись вместе с машиночитаемой доверенностью, а также отправлять документ и получать его из системы ЮЗЭДО Диадок. Высокая гибкость предусматривает адаптацию продукта к задачам любой организации.

Возможность работы со смартфона или планшета обеспечивает доступ к СЭД из любой точки мира. Мобильное приложение СЭД ТЕЗИС поддерживает iOS, Android, а также российскую защищенную корпоративную ОС «Аврора». Оно содержит все наиболее часто используемые функции: работу с документами, договорами, резолюциями, задачами, вложениями, принятие решений по процессам, использование ЭП. Мобильное приложение СЭД ТЕЗИС доступно для широкого круга пользователей, как для руководителей, так и для исполнителей.

Если говорить об отдельных пользователях, то у каждого свое представление об удобстве, поэтому мы считаем важной персонализацию интерфейса. В СЭД ТЕЗИС пользователи могут в соответствии со своими предпочтениями добавлять на главный экран виджеты — диаграммы, календарь, последние открытые документы, заметки и т. д.

Надежность

Ничто не подтверждает надежность СЭД лучше, чем реальный опыт использования при высокой нагрузке. В нашей практике один из самых ярких кейсов — автоматизация электронного документооборота в Правительстве ЯНАО. В регионе проведена полная цифровизация органов власти, от муниципальных учреждений до аппарата губернатора, в системе работают более 30 000 пользователей более чем из 900 организаций.

Мы постоянно совершенствуем производительность и отказоустойчивость системы, чтобы лучше соответствовать требованиям крупных проектов и предоставлять возможность масштабирования по количеству пользователей, объему данных и сложности автоматизируемых процессов. В 2023 году при выпуске актуальной версии СЭД ТЕЗИС 5.3 была выполнена большая работа в этом направлении. Проведена оптимизация нагрузки на серверы, добавлена возможность выделения серверов для отдельных сервисов, усовершенствованы механизмы кэширования и логирования, реализовано множество других нововведений.

Безопасность

Для обеспечения максимальной безопасности данных в СЭД требуется несколько уровней защиты.

В первую очередь при выборе системы важно проверить лицензии производителя. Например, разработчик СЭД ТЕЗИС имеет лицензию ФСБ России на разработку и распространение криптографически защищенных систем, а также лицензии ФСТЭК на деятельность по технической защите конфиденциальной информации и на деятельность по производству и разработке средств защиты конфиденциальной информации.

Кроме того, необходимо помнить о разграничении прав доступа пользователей к документам. В СЭД ТЕЗИС можно настроить, какие документы смогут видеть или редактировать как отдельные пользователи, так и их группы.

В последние несколько лет все более актуальным становится вопрос технологической независимости. Это позволяет исключить риски потери данных или перебоев в бизнес-процессах. Как и в случае с производительностью для крупных проектов, работоспособность СЭД в импортонезависимом окружении должна подтверждаться практическим опытом.

СЭД ТЕЗИС с самого начала своей истории выбрала путь кросс-платформенности. Она совместима с широким спектром отечественных ОС и СУБД, офисными пакетами (включая Open Office, Libre Office и Р7-Офис).

Команда СЭД ТЕЗИС выполняла множество проектов по замене Lotus Notes, Lotus Domino, Documentum, Alfresco, SAP Open Text, MS Sharepoint, MS Visual Fox Pro. Кроме того для импортозамещения важна поддержка российского ПО.

Один из последних ярких примеров в практике СЭД ТЕЗИС — одновременная замена ОС на Astra Linux, миграция СУБД на PostgreSQL и импортозамещение другого сопутствующего ПО в компании International Tobacco Marketing Services (ITMS). Раньше она входила в структуру глобальной компании British American Tobacco, но теперь получила автономию и отвечает за рынки России и Беларуси. В новых условиях у ITMS больше нет возможности продлевать или приобретать лицензии на MS Server, MS SQL и другие продукты Microsoft, поэтому потребовалось оперативно искать альтернативу. Весь проект в крайне сжатые сроки выполнила команда СЭД ТЕЗИС. Уникальные особенности системы дают возможность без замены СЭД провести импортозамещение серверной ОС и СУБД. В ITMS в СЭД ТЕЗИС работают 2000 пользователей, за месяц через систему проходит примерно 30 000 документов.

Как следует из всего вышесказанного, на российском рынке существуют продукты, в которых сочетаются удобство, надежность и безопасность. Самое главное при выборе — обращать внимание на все аспекты, и в первую очередь на опыт внедрения на крупных проектах.