Как роботы помогают избавиться от ненужной нагрузки сотрудникам и автоматизировать HR-функции. Опыт НРД

В НРД более половины сотрудников – это ИТ-специалисты. Поэтому особая «боль» для HR – это поиск новых кандидатов. По оценкам рекрутеров, если в течение первой недели с кандидатом не провели встречу, то скорее всего такой соискатель уже либо получил предложение о работе, либо рассматривает потенциально для трудоустройства другие компании. Поэтому в части рекрутинга высококвалифицированных ИТ-специалистов важна скорость и отлаженность процессов. Именно на этом был сфокусирован отдел инноваций НРД, когда начал искать варианты автоматизации процесса найма сотрудников в компании.

Цель – оптимизация 100% рабочего времени при назначении собеседования

В Группе «Московская Биржа» сформирован пул аккредитованных поставщиков. Часть ИТ-задач мы закрываем за счет аутсорсеров. Это позволяет быстро и качественно получать необходимую нам экспертизу. Если раньше приходилось общаться с каждым вендором отдельно, ставить задачи на привлечение и искать сотрудника, то с появлением пула аккредитованных поставщиков, общего на всю Группу «Московская Биржа», эти процессы стали намного быстрее и проще. Достаточно разместить заявку с необходимыми требованиями, на которую могут направлять резюме все заинтересованные подрядчики.

Пул аккредитованных поставщиков дал возможность сразу получать много резюме, но, с другой стороны, мы с столкнулись с проблемой: как качественно и быстро собеседовать интересных кандидатов. Ведь скорость подбора важна не только при поиске человека «с рынка», но и через вендора, так как вендор работает с несколькими компаниям одновременно.

Первая проблема – это синхронизация времени, поиск удобных слотов для назначения интервью, так как подрядчик проходит такие же этапы собеседования, как и «рыночный» кандидат. Мы посчитали, что на коммуникации с кандидатом о согласовании времени собеседования в среднем требовалось до 30 минут рабочего времени на человека. Мы рассмотрели несколько вариантов. Изначально хотели сделать бот в корпоративном мессенджере, который самостоятельно искал бы свободные слоты и создавал автоматически встречи в календаре. Но боты корпоративного мессенджера находятся во внешнем контуре поставщика, а для НРД вопрос безопасности всегда первостепенный. Делать внутри полноценную информационную систему для решения этой задачи –дорого и трудоемко. Поэтому мы отказались от такого решения в пользу создания робота RPA, управляющего почтовым клиентом. Для роботизации у нас выбрана отечественная платформа, внедренная на уровне Группы «Московская Биржа». Роботу необходимо создать техническую учётную запись, которая поможет ему видеть все календари, писать и получать письма. Поэтому для того, чтобы назначить встречу, необходимо подготовить список емейлов, который нужно синхронизировать по времени, отметить, кто должен быть на встрече обязательно, а кто добавляется ко встрече опционально. Дальше робот самостоятельно формирует письмо с подходящими слотами менеджеру вендора, чтобы вендор выбрал удобный слот и, получив ответ от менеджера, робот создает встречу для всех участников. Если данный слот уже по каким-то причинам занят, то он возвращается к менеджеру с предложением выбрать другое время.

5 HR-процессов, которые пора автоматизировать

Таким образом, при помощи робота мы оптимизировали 100% рабочего времени сотрудников, так как процесс стал полностью автоматизирован, а сама процедура по календарному времени сократилась с 30 до 10 минут.

За время пилота мы заметили ряд неудобств, которые необходимо было решить. Робот назначает собеседования в календаре «вплотную», не давая времени на перерыв или возможность оперативно дать по кандидату обратную связь. Встречи в календарь сотрудника ставит не только робот, поэтому планирование с «промежутками» не решило бы проблему недостатка времени для обратной связи. Кто-нибудь всегда может поставить встречу вплотную. Поэтому мы решили просто делать встречи-интервью на 15 минут дольше.

Еще одна сложность – робот не умеет переносить встречу. Но таких ситуаций за год работы возникло меньше 10, поэтому мы решили не тратить на это силы и время, а переносить встречи вручную.

Как из робота сделать «электронного HR-партнера»

Мы поняли, что автоматизация отлично работает и решили, что можем развивать цифровые сервисы дальше. Так робот стал основой «электронного HR партнера»: набора сервисов, улучшающих внутренние процессы. Сейчас мы завершаем разработку «сильного звена», «осмысленных встреч» и «бережливых встреч». Эти три сервиса представляют собой плагины к почтовому клиенту Outlook.

Роботы и люди: как оптимизировать работу HR-отдела за три шага

«Сильное звено» анализирует почтовый трафик в организации, строит на основе анализа граф почтовых связей. Затем выявляет в этом графе наиболее загруженные вершины – точки, в которые сходятся многие линии почтовой коммуникации. Эти точки и есть «сильные звенья» - люди, которые замкнули на себя несколько процессов или точек принятия решений. В любой организации есть такие люди и это отлично работает, пока они не уходят в отпуск или заболевают. В этот момент работа может остановиться у нескольких подразделений. Мы выявляем таких людей, проводим с ними работу по делегированию части полномочий, а плагин Outlook просит дополнительного подтверждения при отправке им писем, чтобы у них было время на это делегирование.

Второй важный блок на пути автоматизации – это плагин «осмысленные встречи». При активации этот плагин анализирует встречу и присваивает ей индикатор качества – «плохая», «нормальная» и «хорошая». Для создания «плохой» встречи требуется дополнительное подтверждение. Нормальная – это встреча с краткой повесткой, а хорошая – с повесткой и материалами. Искусственный интеллект (ИИ) в плагине анализирует повестку, чтобы она была похожа на тему встречи, поэтому просто написать туда «белый шум» для объема не получится. Плагин также ведет протоколы созданных встреч по качеству. Мы видим кто создает качественные встречи и можем их поощрять.

Самый ценный ресурс – это время сотрудников и для его сбережения мы создали плагин «бережливые встречи». Нередко для решения вопроса стоимостью «в копейки», собирают 20 человек, суммарное время которых стоит в 10 раз дороже. Чтобы такого не было, наш плагин добавляет индикатор «переоценённости» встречи. Мы собрали примерные стоимости должностей в компании, нормализовали их и ввели коэффициенты стоимости. При добавлении сотрудника во встречу, ее стоимость, изначально равная единице, умножается на коэффициент стоимости сотрудника. Стоимость встречи увеличивается: чем больше стоимость – тем «горячее» встреча. Для создания «раскаленной» встречи требуется дополнительное подтверждение. Плагин также ведет протоколы созданных встреч по стоимости. Мы видим, кто создает наиболее дорогие встречи, и можем индивидуально работать над снижением их числа.

Но мало провести встречу, нужно зафиксировать ее результат. Поэтому мы провели пилот автоматического формирования протокола из аудиозаписи встречи. Специальный ИИ распознает разные голоса спикеров и создает стенограмму встречи. Далее другой ИИ формирует «выжимку» встречи в виде протокола по форме организации. Участникам встречи остается только подтвердить протокол или внести в него минимальные правки. Например, время подготовки протокола рабочей группы занимает не более 3 минут вместо 150, а проектной группы -сократилось с 30 минут до двух. Пилот был признан успешным и сейчас мы готовимся распространить его на всех сотрудников компании.

Несмотря на то, что пилот по оптимизации встреч полностью не завершен, мы ожидаем хорошие результаты: снижение общего количества встреч на 5%, высвобождение времени у линейного персонала до 5%, у менеджмента – до15%.

Наша ближайшая задача на пути к полноценному «электронному HR партнеру» – автоматический подбор. Мы уже сделали ИИ-бота для анализа соответствия резюме описанию вакансии. Сейчас он проходит пилотирование. Следующий шаг – пилот автоматического создания тестов знаний и их автоматическая проверка. Цель – подключать профильного сотрудника только к интервью с потенциально успешными кандидатами. Это позволит давать кандидатам обратную связь очень быстро и свести процесс подбора персонала к 1-2 дням. Такая скорость будет выгодна всем – и кандидатам, и нам, как работодателю.