Как организовать работу офиса на «удаленке»: на примере маркетингового агентства рассказывает гендиректор Renaissance Art Group
В связи с пандемией коронавируса генеральный директор агентства Renaissance Art Group совместно с руководителями отделов компании принял решение перевести сотрудников на удаленную основу работы. Данное решение было принято еще 11 марта. Почему это решение далось непросто и как управлять творческим коллективом удаленно? Об этом гендиректор маркетингового агентства Renaissance Art Group Антон Сверчков рассказал в рамках проекта, подготовленного изданием «Вести Подмосковья» совместно с московским отделением «Деловой России». Антон Сверчков заявил, что подобное решение далось нелегко. Во-первых, максимальная эффективность креативной команды заключается в совместной офлайн работе, с различными собраниями, «совместным рисованием на бумажках» на флипчартах, а также принятием моментальных решений по существующим задачам. В рамках офиса это можно сделать просто кому-то крикнув информацию из одного конца помещения в другой. Во-вторых, управлять творческим коллективом и так не просто, а в режиме онлайн эта задача усложняется в несколько раз. Распорядок рабочего дня на «удаленке» В команде маркетингового агентства Renaissance Art Group чуть меньше 50 человек — это в основном творческие люди: дизайнеры, специалисты по интернет-маркетингу, разработчики, проектные менеджеры. Также есть блок администрирования. Для того, чтобы понять как эффективно выстроить совместную удаленную работу, команда руководителей проводила «мозговой штурм». В итоге была разработана определенная система, которая функционирует уже две недели. Получилась довольно удобная схема - работники используют стандартные средства постановки задач, контроля и коммуникации (Битрикс24, Skype, мессенджеры и профессиональный софт с возможностью совместной работы, например Figma у дизайнеров). Как работает система: 08:00 — начало личного рабочего дня (за 1,5 – 2 часа до начала рабочего дня компании) генерального директора. Антон Сверчков рассказал, что за это время он успевает подготовить общий план своих задач и команды, по тем проектам и задачам, которые курирует. В это время, также прорабатывается личный план дня, который затем публикуется в общем чате компании; 09:50 — утренний короткий приветственный конфколл всей команды по общим организационным вопросам; 09:50 – 10:00 — каждый член команды отмечает начало рабочего дня в корпоративном портале; 10:00 – 10:15 — конфколлы по отделам и постановка планов и задач для каждого специалиста; С 10:15 и до обеда — конфколлы в рабочих группах, совместная и личная работа над проектами. Каждые 2-3 часа каждый член команды публикует в чатах отделов промежуточные результаты работы; В конце дня проводятся общие конфколлы по проектам, а также внутри отделов. 18:50 – 19:00 — каждый сотрудник пишет в соответствующем чате общий отчет за день, отмечает окончание работы в корпоративном портале. Руководители отделов в это время проверяют отчеты и при необходимости обсуждают вопросы со специалистами. После 19:00 генеральный директор формирует личный детальный отчет за день и публикует его в общем чате компании. При этом все проектные и организационные задачи строго фиксируется в корпоративном портале Битрикс24. То есть коммуникация в чатах не заменяет систему постановки и контроля задач. Генеральный директор маркетингового агентства Renaissance Art Group Антон Сверчков отметил, что разработанная система — это онлайн пульс компании. Задача системы проста и понятна — дать каждому члену команды чувство динамики и присутствия, которые он ощущает во время работы в офисе. При это руководителям становятся видны общие эффективные способы решения характерных задач проектирования ( паттерны). Ощущения после недели работы в удаленном режиме Несмотря на то, что перевод на «удаленку» сотрудников компании стал достаточно непростым решением, получить какой-то интересный фидбек от этого получилось: - впервые стало максимально понятно, чем занимается каждый член большой команды; - видно улучшение системы планирования приоритетов и мощности каждого сотрудника, руководителей и компании в целом; - сейчас приходится общаться больше обычного, так как нужно направлять команду и фиксировать ошибки еще на стадии зарождения, кстати в удаленном режиме делать это стало сложнее; - организационные процессы выводятся на новый уровень, а также внедряется база знаний, создание которой в обычном режиме постоянно откладывалось. Эту базу оставят и в оффлайн-режиме, когда закончится карантин. Также есть дополнительные меры, которые предпринимаются в компании: - тщательно продумываются собственные сервисы; - расширяется сфера компетенций, а также идет запуск новых товаров и услуг; - профодится диферсификация рынка — в планах разитие агентства за рубежом. «Нам повезло, что мы работаем в той области, где удаленная работа возможна. Я всегда был противником фриланса и удаленной работы, потому что не понимал, как возможно эффективно контролировать команду. Сейчас я вижу, что это возможно. Основной минус — нельзя подойти к коллеге и похлопав по плечу направить его в правильное русло, в новых реалиях — это конфколл, который нужно поставить и в свой план, и в план члена команды. Моя личная задача и мой вызов — выйти из карантина с новой более эффективной командой и компанией!», - отметил Антон Сверчков. Однако, сейчас все равно есть неприятные моменты: «Мы как рекламное агентство видим, кто из наших партнеров и клиентов подвержен кризису, очевидно, что это ивент и сопутствующие подрядные организации, общепит, спорткомплексы, отели. Мы понимаем, что в ближайшей перспективе волна докатится и до нас, так как мы тоже находимся в общей цепочке и реклама в какой-то момент может стать просто не нужна».
