Матрица Эйзенхауэра: планируем в удовольствие
Александр Байбулов - Руководитель проекта по разработке инновационного ежедневника Bplanner. Планирование — часть жизни, без которой невозможно обойтись. Планирование помогает нам управлять не только бизнесом, но и личными делами. Матрица Эйзенхауэра — это известнейшая методика тайм-менеджмента, с помощью которой планирование становится проще и при этом эффективнее. Как устроена матрица Эйзенхауэра и как правильно с ней работать при помощи новых технологий? Фото: Volodymyr Hryshchenko / Unsplash Почему планирование так важно В наше время планирование — уже не просто дисциплинирующая привычка, а настоящая необходимость. Все больше людей начинают внедрять тайм-менеджмент и в работе, и в обычной жизни. В ходе исследования медиахолдинга Rambler&Co в России 79% респондентов заявили, что следят за своим расписанием и успевают все делать вовремя. Причина такой популярности тайм-менеджмента — множество очевидных преимуществ, которые он дарит. Планирование учит мыслить более структурно, не отвлекаться на мелочи и лишние задачи и сосредотачиваться на самом важном. Все эти навыки полезны в повседневной жизни, но в деловой сфере они особенно важны. Чтобы вести и развивать бизнес, необходимо уметь все четко планировать и действовать в соответствии с планом — иначе бизнес-процессы не будут налажены и ни о каким развитии речь не пойдет. Что такое матрица Эйзенхауэра Development Academy утверждают, что матрица Эйзенхауэра — самый распространенный метод тайм-менеджмента. Она носит имя 34-го президента США, хотя нет достоверных свидетельств тому, что именно он создал эту методику. Матрица Эйзенхауэра — пример операционного типа планирования. Ее суть в том, чтобы быстро сортировать накопившиеся задачи и расставлять их по приоритетам. Вы формируете список задач, после чего распределяете их по четырем секторам таблицы: А — срочные и важные дела, B — важные, но не срочные, C — срочные, но не важные и D — неважные и несрочные. Получается, что для сортировки нужно лишь ответить на 2 вопроса о каждой задаче: важна ли она и как срочно должна быть выполнена. Задачи в матрице Эйзенхауэра: что важно знать Обычно в работе нам кажется, что самые главные задачи — важные и срочные. Да, дедлайны нарушать нельзя. Однако необходимо понимать, что важные, но несрочные задачи имеют гораздо большее значение в долгосрочной перспективе. Это — стратегические задачи, которые означают ваше развитие. Выполняя их, вы обретаете новые компетенции и получаете возможность идти к своим глобальным целям. Если уделять достаточное внимание стратегическим — важным несрочным — задачам, дел в секторе А будет становиться все меньше, так как причиной их появления чаще всего становится неорганизованность человека. И наоборот: чем дольше вы игнорируете сектор развития и анализ ситуации, тем больше копятся срочные и важные дела. Сектор С иначе называют «сектором иллюзий»: это задачи, которые выполнять, по сути, не обязательно, раз они не важны, но отнимают ваше время. Они возникают во время аврала — на вас наваливается множество дел одновременно, и поэтому кажется, что все они важны. Задачи из сектора С лучше всего делегировать, чтобы не тратить драгоценное время на неважные дела. Несрочные и неважные задачи в секторе D выполнять вообще не стоит. Они отвлекают вас от действительно важных задач и мешают эффективно распределять время. Например, вы можете думать, что беседа с коллегами по офису пойдет вам на пользу, позволив немного выдохнуть и перезагрузиться — однако часто именно так рождаются авралы, потому что из-за затянувшейся беседы вы не успеваете выполнить задачу в срок. Привыкнув пользоваться матрицей Эйзенхауэра, вы научитесь с ходу отличать задачи сектора D и отказываться от них, даже не внося в список. Для работы с матрицей Эйзенхауэра нужно начертить таблицу 2×2, внести в нее задачи, а затем отмечать их по мере выполнения. Это можно делать при помощи базового инструмента планирования — обычного ежедневника. Но если вы хотите применять матрицу Эйзенхауэра еще более эффективно, попробуйте использовать современные технологии — например, мобильное приложение-планировщик. Матрица Эйзенхауэра плюс технологии: увеличиваем эффективность планирования Мобильные приложения для планирования задач — отличное дополнение к бумажному ежедневнику, помогающее структурировать дела. Советую приложения с возможностью создавать персональные теги — с ними составленная по матрице Эйзенхауэра таблица еще удобнее и функциональнее. Используя теги, вы сможете назвать каждый из секторов A, B, C и D так, как вам нравится: от стандартных «срочно и важно» до каких-то своих, которые хорошо запоминаются и помогают приоритезации. Примеры тегов: А — сектор кризиса: кризисные задачи идут без очереди; В — сектор благополучия: выполняем эти задачи, чтобы достичь больших целей; С — сектор иллюзий: здесь много задач, но с ними сначала надо разобраться, не спеша сразу выполнять; D — сектор разрушения: эти дела не приносят пользы и лишь тратят время впустую. Кроме того, в некоторых приложениях есть функция выделения секторов яркими цветами, чтобы акцентировать внимание и еще более четко разграничить секторы. К примеру, сектор кризиса можно оформить красным цветом. Если вы хотите использовать матрицу Эйзенхауэра не только для рабочих задач, но и в повседневной жизни — можно разделить все задачи еще на 2 категории: «семья» и «работа». Добавляете еще 2 тега, в итоге их становится восемь, а цветов оставляете те же 4. Например, красным цветом помечаете важные срочные задачи и работу, а зеленым — стратегические задачи и личные дела. Так у вас получится личный дашборд с функциями, которые обычному листу бумаги с ручкой недоступны. Приложения различаются по способам визуализации: отображение задач в виде фотографий страниц или иных объектов, сортировка по важности, фильтры, персональные выборки задач и так далее. Качественная и продуманная визуализация помогает быстрее определять объем задач и легче с ними справляться. Когда у вас в голове есть наглядная картинка — мозгу удобнее анализировать задачи и устанавливать логические связи, а значит, вы выполняете задачи эффективнее и быстрее.
